> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.cerrix.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.cerrix.com/cerrix-documentation-nl/cerrix-functionaliteiten/admin-settings/mail-messages-and-notifications.md).
# E-mailberichten en meldingen
CERRIX kan e-mailmeldingen verzenden om gebruikers op de hoogte te houden van de items die aan hen zijn toegewezen, zoals Measures of Improvement (MOI's). Deze pagina legt uit waar meldingen worden beheerd, hoe u ze kunt aanmaken en bewerken, en hoe de MOI-specifieke meldingen zich gedragen.
### Waar meldingen worden beheerd
Alle e-mailmeldingen worden beheerd onder **Administratie-Beheersmaatregel > Mailberichten**. Onder **Meldingen**, zijn de configureerbare meldingen per module georganiseerd, bijvoorbeeld:
* Applicatie
* Businessverbetering
* Beheersmaatregel
* Gebeurtenis
* Formulieren
Voor MOI's zijn er twee afzonderlijke instellingen om rekening mee te houden: **Meldingen** (individuele meldingen, bijvoorbeeld herinneringen voor de vervaldatum) en **Periodieke meldingen** (terugkerende overzichts-e-mails). Beide worden hieronder beschreven.
### Een melding aanmaken of bewerken
Gebruik **Toevoegen** om een nieuwe melding aan te maken, of open een bestaande om deze te bewerken. Het bewerkscherm bevat de volgende velden:
* **Naam** — de naam van de melding.
* **Actief** — of de melding is ingeschakeld. Inactieve meldingen worden niet verzonden.
* **Periode** — wanneer de melding wordt verzonden ten opzichte van de datum van het item, bijvoorbeeld '2 weken van tevoren' ten opzichte van de vervaldatum.
* **Type** — de module waarop de melding van toepassing is, bijvoorbeeld verbeterbeheer.
* **Subtype** — welke Workflow-rol de melding als doel heeft, bijvoorbeeld Gedelegeerde of Verantwoordelijke.
* **Ontvangers** — specifieke ontvangers voor de melding. Als u dit leeg laat, wordt de melding verzonden naar alle gebruikers die overeenkomen met het subtype (bijvoorbeeld elke Gedelegeerde van een MOI).
* **Onderwerp van het bericht** en **berichttekst** — de inhoud van de e-mail. De berichttekst ondersteunt placeholders die per ontvanger en per item worden ingevuld, zoals `[RecipientFirstname]`, `[MoiName]`, `[DueDate]` en `[MoiLink]`. Voor MOI-meldingen is de **MOI-Identifier** ook beschikbaar als een sleutelwoord, naast de MOI-naam: het verwijst naar de geregistreerde Identifier van de MOI (zonder voorloopnullen), zodat ontvangers de juiste MOI direct in het platform kunnen vinden.
* **Geselecteerde Organisaties** — een optioneel Organisatie-filter (zie de waarschuwing hieronder).
### MOI-meldingen
#### Toewijzingsmelding voor de Verantwoordelijke
Wanneer een MOI wordt aangemaakt, ontvangt de MOI-Verantwoordelijke automatisch een e-mailmelding van hun toewijzing. Deze melding kan per omgeving worden uitgeschakeld. Als Verantwoordelijken melden dat zij geen e-mail ontvangen wanneer een MOI aan hen wordt toegewezen, controleer dan of deze melding actief is in uw omgeving — uw beheerder kan deze activeren.
#### Workflow-meldingen
De module Businessverbetering verzendt ook ingebouwde **Workflow-meldingen**. Deze staan los van de meldingen die u zelf configureert: Workflow-e-mails kunnen worden verzonden, zelfs wanneer er geen aangepaste meldingen zijn ingesteld onder Mailberichten.
#### Herinneringen voor de vervaldatum
U kunt herinneringsmeldingen configureren rond de vervaldatum van een MOI. Gebruik het **Periode** veld om de timing te regelen (bijvoorbeeld '2 weken van tevoren'), en het **Subtype** veld om te kiezen wie de herinnering ontvangt (Verantwoordelijke of Gedelegeerde).
### Het Organisatie-filter op MOI-meldingen
{% hint style="warning" %}
De Organisaties die in een MOI-melding zijn geselecteerd, worden vergeleken met de **Organisaties van de gebruikers die aan de MOI's zijn toegewezen**, niet met de eigen Organisatie van de MOI. Als u alleen een hoofdorganisatie selecteert zonder de onderliggende Organisaties, en er geen gebruikers rechtstreeks aan de hoofdorganisatie zijn gekoppeld, **voldoet niemand aan de criteria en wordt er geen e-mail verzonden**. Om dit op te lossen, bewerkt u de melding zodat ook de onderliggende Organisaties worden opgenomen, of verwijdert u de Organisatie-selectie volledig.
{% endhint %}
### Periodieke meldingen
Periodieke meldingen sturen elke gebruiker een terugkerende overzichts-e-mail van al hun openstaande MOI's — één e-mail per gebruiker, met een lijst van alle openstaande MOI's die aan hen zijn toegewezen, in plaats van een aparte e-mail per MOI.
Om dit in te stellen:
1. Ga naar **Mailberichten** uit en selecteer **Periodieke meldingen > Verbetermaatregelen**.
2. Klik op **Toevoegen** om een nieuwe periodieke melding aan te maken en de frequentie in te stellen (bijvoorbeeld wekelijks of per kwartaal).
3. Voeg in de berichttekst het **MOI's-sleutelwoord** met de knop direct boven het berichtveld in. Dit sleutelwoord zorgt ervoor dat het systeem een tabel genereert met de MOI's van de ontvanger in de e-mail. Zonder dit sleutelwoord wordt de overzichtstabel niet opgenomen.
Merk op dat de filters in de meldingsconfiguratie beperken welke MOI's worden opgenomen: Organisaties, prioriteit, MOI-type (bijvoorbeeld Risico-MOI's, Derde partij-MOI's of Incident-MOI's), gebruikerstype en **status**. Laat een filter leeg om de melding toe te passen op alle waarden van dat filter. Als de melding bijvoorbeeld is geconfigureerd voor één prioriteit, verschijnen alleen open MOI's met die prioriteit in het overzicht — selecteer alle relevante prioriteiten als u de volledige lijst wilt. Gebruik het statusfilter om MOI's weg te laten in een status waarvoor geen actie van de ontvanger vereist is. In de overzichtstabel wordt bij de link naar elke MOI ook de vervaldatum weergegeven.
### Risico-updatemeldingen
Gebruikers die zijn geselecteerd in het **Risico geïnformeerd** veld van een risico ontvangen automatisch een e-mail wanneer dat risico wordt gewijzigd (zie [Risico's](/cerrix-documentation-nl/cerrix-functionaliteiten/module-overview/risks.md)). Deze melding wordt beheerd onder **Mailberichten**, in de **Mailberichten > Risico** sectie, als berichttype **Risico bijgewerkt**.
Het e-mailbericht biedt de volgende configuratie:
* **E-mail verzenden** — of de melding wordt verzonden.
* **Voorwaarden** — welke wijzigingen de e-mail activeren. Selecteer één of meer voorwaarden; als u het veld leeg laat, wordt de e-mail voor elke voorwaarde verzonden:
* **Bruto risicoscore is gewijzigd**
* **Netto risicoscore is gewijzigd**
* **Risico Assessment is gewijzigd** — een wijziging in een van de velden voor risico Assessment (Algemene risicobeoordeling, Assessmentdatum, Opmerking bij de algemene risicobeoordeling, Risicobehandeling of Opmerking bij risicobereidheid).
* **Elke wijziging** — elke wijziging aan het risico.
* **Onderwerp** en **Bericht** — de inhoud van de e-mail. Gebruik de knoppen voor sleutelwoorden om placeholders in te voegen die per ontvanger en per risico worden ingevuld: Voornaam, Achternaam, Identifier, Naam, Hyperlink, Voldane voorwaarden, Assessment van risicobereidheid, Assessmentdatum en Opmerking bij algemene Assessment. De **Voldane voorwaarden** sleutelwoord geeft aan welke van de geconfigureerde voorwaarden door de wijziging zijn geactiveerd.
* **Geselecteerde Organisaties** — een optioneel Organisatie-filter.
Goed om te weten:
* De e-mail wordt verzonden wanneer een gewijzigd risico wordt opgeslagen, dus meerdere wijzigingen binnen één bewerking leiden tot één e-mail.
* De e-mail is van toepassing op wijzigingen in bestaande risico's; het aanmaken van een nieuw risico activeert deze niet.
* Alleen actieve gebruikers ontvangen de e-mail: gebruikers die zijn gearchiveerd of gedeactiveerd worden overgeslagen, zelfs wanneer zij nog steeds zijn geselecteerd in het veld Risico geïnformeerd.
### Probleemoplossing: meldingen worden niet verzonden
Als geconfigureerde meldingen niet aankomen, controleer dan het volgende:
* Is de melding ingesteld op **Actief**?
* Bevat de **Organisatie-filter** de Organisaties van de toegewezen gebruikers (inclusief onderliggende Organisaties), of kan deze beter helemaal worden verwijderd?
* Voor periodieke meldingen: is het **MOI's-sleutelwoord** opgenomen in de berichttekst, en komen de geconfigureerde filters (zoals prioriteit) daadwerkelijk overeen met de open MOI's?
* Voor ontbrekende toewijzingsmails aan de Verantwoordelijke: is die melding **ingeschakeld in uw omgeving**?
Als geen van deze de oorzaak verklaart, neem dan contact op met de CERRIX-ondersteuning.
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:
```
GET https://docs.cerrix.com/cerrix-documentation-nl/cerrix-functionaliteiten/admin-settings/mail-messages-and-notifications.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.
