> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.cerrix.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.cerrix.com/cerrix-documentation-nl/cerrix-functionaliteiten/module-overview/forms.md). # Formulieren Het **Formulieren** Deze module biedt uitgebreide functionaliteit ter ondersteuning van uw Risico-managementactiviteiten. Hiermee kunt u informatie efficiënt verzamelen, verspreiden en evalueren binnen uw organisatie. Met Forms kunt u: * Tests, controles, enquêtes en vragenlijsten uitvoeren * Gestructureerde input verzamelen van medewerkers of externe belanghebbenden * Reacties in realtime volgen * Feedback aan deelnemers geven * Resultaten exporteren naar Excel voor verdere analyse en rapportage Formulieren kunnen worden ingevuld via een webbrowser, ook op mobiele apparaten, waardoor het voor gebruikers eenvoudig is om altijd en overal te reageren. Elk formulier wordt gemaakt door een ontwerper en ingevuld door één of meer deelnemers. De ingediende gegevens worden opgeslagen als **Formulierresultaten**. ### Formuliertypen Binnen de module kunnen drie typen formulieren worden aangemaakt: #### Regulier formulier A **Regulier formulier** wordt gebruikt om informatie te verzamelen of te verspreiden zonder aanvullende reviewstappen. Belangrijkste kenmerken: * Elke toegewezen gebruiker vult zijn of haar eigen formulier in. * Resultaten zijn individueel en worden niet gedeeld met andere deelnemers. * Er is geen ingebouwde review- of goedkeuringsWorkflow. Dit type formulier is geschikt voor standaardenquêtes, vragenlijsten of gegevensverzamelingsactiviteiten. #### Workflow-formulier A **Workflow-formulier** breidt de functionaliteit van een Standaardformulier uit door review- en goedkeuringsstappen toe te voegen. Belangrijkste kenmerken: * Gebruikers kunnen per pagina worden toegewezen (individuele gebruikers of gebruikersgroepen). * Workflow-pagina's kunnen worden geconfigureerd voor reviewers. * Reviewers kunnen ingediende resultaten bekijken, feedback geven en inzendingen goedkeuren of afwijzen. Workflow-formulieren zijn ideaal wanneer inzendingen validatie, Assessment of goedkeuring door het management vereisen. #### Formulier met Mapbacking A **Formulier met Mapbacking** stelt ingediende resultaten in staat om automatisch records aan te maken in andere CERRIX-modules. Het doel van mapbacking is ervoor te zorgen dat verzamelde informatie direct wordt geïntegreerd in operationele processen. Momenteel kan mapbacking worden toegepast op: * Het **Gebeurtenis** module * **Datalekken** Hierdoor worden ingediende formuliergegevens niet alleen verzameld, maar ook actief gebruikt binnen het systeem. ### Gebruikersrollen Elke Forms-rol bepaalt welke acties een gebruiker kan uitvoeren, zoals formulieren aanmaken, bewerken, vrijgeven of bekijken. {% hint style="info" %} Elke CERRIX-gebruiker kan een formulier invullen en indienen, zelfs zonder een specifieke Forms-rol. Deze algemene toestemming is opgenomen in het onderstaande overzicht van rollen en rechten. {% endhint %} | # | Toestemming / Actie | Formulierenbeheerder | Formulieren Verantwoordelijke | Forms Designer | Alle CERRIX-gebruikers (Entry User) | | - | ------------------------------------------------------ | -------------------- | ----------------------------- | -------------- | ----------------------------------- | | 1 | Formulieren aanmaken | Ja | Ja | Ja | Nee | | 2 | Alle formulieren bewerken | Ja | Nee\* | Nee\* | Nee | | 3 | Alleen toegewezen formulieren bewerken | Ja | Ja | Ja | Nee | | 4 | Formulier instellen op *Klaar voor vrijgave* | Ja | Ja | Ja | Nee | | 5 | Formulieren vrijgeven | Ja | Ja | Nee | Nee | | 6 | Formulierresultaten bekijken | Nee\*\* | Nee\*\* | Nee\*\* | Nee | | 7 | Resultaten bekijken (indien toegewezen als Data Owner) | Ja | Ja | Ja | Nee | | 8 | Een formulier indienen / invullen | Ja | Ja | Ja | Ja | \* Forms Verantwoordelijke en Forms Designer kunnen alleen formulieren bewerken waaraan zij zijn toegewezen. \*\* Resultaten bekijken is alleen mogelijk wanneer de gebruiker is toegewezen als **Data Owner** voor dat specifieke formulier. #### Formulierenbeheerder Het **Formulierenbeheerder** heeft het hoogste niveau van toegang binnen de Forms-module: het bekijken en bewerken van alle aangemaakte formulieren binnen het systeem. Een Forms Administrator kan echter standaard geen formulierresultaten bekijken — toegang tot resultaten wordt alleen verleend wanneer de gebruiker is toegewezen als **Data Owner** voor dat specifieke formulier. #### Formulieren Verantwoordelijke Het **Formulieren Verantwoordelijke** rol is bedoeld voor gebruikers die specifieke formulieren beheren. Zij kunnen nieuwe formulieren aanmaken, formulieren bewerken waaraan zij zijn toegewezen als Forms Verantwoordelijke, en formulieren vrijgeven. De Forms Verantwoordelijke kan resultaten alleen bekijken wanneer deze is toegewezen als Data Owner voor het betreffende formulier. Deze rol wordt doorgaans toegewezen aan gebruikers die toezicht houden op de levenscyclus en distributie van specifieke formulieren. #### Forms Designer Het **Forms Designer** richt zich op het aanmaken en configureren van formulieren. Zij kunnen nieuwe formulieren aanmaken, formulieren bewerken waaraan zij zijn toegewezen als Form Designer, en formulieren instellen op *Klaar voor vrijgave*Klaar voor vrijgave. De rol Designer geeft niet automatisch toegang tot formulierresultaten; toegang is afhankelijk van toewijzing als Data Owner. Deze rol wordt doorgaans toegewezen aan gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de technische en structurele inrichting van formulieren. #### Forms Entry User Elke CERRIX-gebruiker kan een formulierreactie indienen, zelfs zonder een toegewijde Forms-rol: * Er is geen specifieke Forms-rol vereist om een formulier in te vullen. * Gebruikers kunnen alleen formulieren invullen waaraan zij zijn toegewezen of waarvoor zij zijn uitgenodigd. * Deze rol geeft geen rechten om formulieren aan te maken, te bewerken, vrij te geven of te beheren. Dit zorgt ervoor dat deelname aan formulieren breed toegankelijk is binnen de organisatie, terwijl beheers- en configuratierechten gecontroleerd blijven. ### Hoe de module is gestructureerd De Forms-module is georganiseerd rond drie bouwstenen: categorieën, formulieren en groepen. #### Categorie * Wordt gebruikt om formulieren te organiseren en te classificeren (bijvoorbeeld Compliance-formulieren of Risico Assessment-formulieren). * Een formulier behoort tot één categorie. * Categorieën hebben geen directe invloed op machtigingen. #### Formulier * Het centrale object binnen de module. * Aangemaakt door een Designer of Verantwoordelijke. * Toegewezen aan één of meer groepen. #### Groepen Groepen bepalen **wie wat kan doen** binnen een formulier: * **Deelnemersgroep (invoer)** — gebruikers die het formulier mogen invullen en indienen. * **Reviewergroep** — (alleen bij Workflow-formulieren) gebruikers die ingediende resultaten beoordelen en feedback, goedkeuring of afwijzing geven. * **Data Owner-groep** — gebruikers die de formulierresultaten mogen bekijken. {% hint style="warning" %} Zonder toewijzing als Data Owner kunnen gebruikers ingediende resultaten niet zien — zelfs niet als zij het formulier hebben aangemaakt of vrijgegeven. {% endhint %} Samengevat: **categorieën** structureren formulieren, **formulieren** verzamelen informatie, **groepen** zijn de Beheersmaatregel voor deelname en toegang, **deelnemers** dienen resultaten in, **reviewers** valideren resultaten (Workflow-formulieren), en **Data Owners** kunnen resultaten bekijken. ### In deze sectie * **Forms Basisgegevens: categorieën en groepen** — het instellen van de categorieën en groepen waarop formulieren vertrouwen. * **Een formulier maken** — formulierinstellingen, veldtypen, voorbeeldweergave en Workflow-formulieren. * **Formulierinzendingen voltooien en beheren** — formulieren invullen, inzendingen opnieuw openen, gebruikers uitnodigen en toegangsproblemen oplossen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://docs.cerrix.com/cerrix-documentation-nl/cerrix-functionaliteiten/module-overview/forms.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.